Imaginez : lundi matin, 9 heures. Le salarié qui ouvre habituellement la boutique ne se présente pas. Pas de message, pas de justificatif, pas d’autorisation. Côté employeur, c’est la panique : réorganisation en urgence, pression sur l’équipe, service client au ralenti… et une gestion administrative qui déraille. Une absence injustifiée n’est pas qu’un simple contretemps : c’est une situation à risques pour le contrat de travail, la paie, l’organisation et la relation employeur / salarié.
Dans cet article, on clarifie ce qu’est une absence injustifiée, ses conséquences (sur la paie, la sanction disciplinaire, jusqu’au licenciement), la procédure à respecter (de la mise en demeure à l’entretien préalable), la différence avec l’abandon de poste, et les bonnes pratiques pour l’éviter. Non, « je n’ai pas entendu le réveil » n’est pas un motif valable… sauf si le réveil était en arrêt maladie.
1) Définition : qu’est‑ce qu’une absence injustifiée ?
On parle d’absence injustifiée lorsqu’un salarié ne se présente pas à son poste de travail sans autorisation préalable et sans justifier son absence dans le délai prévu par la convention collective, le contrat ou le règlement intérieur. Autrement dit : pas de justificatif (par exemple certificat médical en cas de maladie ou arrêt de travail), pas de prévenir l’employeur, pas de raison valable.
Rôle et importance : qualifier correctement l’absence détermine la fonction de la procédure à engager (rappel, avertissement, mise à pied, entretien préalable, licenciement) et ses effets sur la paie (retenues), la durée du contrat, la sécurité et la gestion opérationnelle du service.
À distinguer : une absence justifiée (ex. maladie, congé, événement familial) repose sur un justificatif transmis dans le délai (souvent 48 heures). Une absence injustifiée n’a pas de motif légitime ou n’est pas transmise dans les temps.
2) Conséquences sur le contrat de travail et la paie
Principe : « pas de travail, pas de salaire ». L’employeur peut pratiquer une retenue sur salaire correspondant aux heures ou jours non travaillés. Cette retenue n’est pas considérée comme une sanction pécuniaire interdite par la loi, mais comme la simple conséquence de l’absence de service fait. En parallèle, l’entreprise peut envisager une sanction disciplinaire proportionnée : avertissement, blâme, mise à pied disciplinaire, voire licenciement si les absences se répètent ou si la faute est grave.
Impacts annexes :
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perte d’heures de travail effectif (donc impact sur primes liées au temps),
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réduction des droits à congés payés (les absences injustifiées n’étant pas assimilées à du temps de travail effectif sur la période de référence).
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désorganisation du service et surcharge des ressources (RH, assistant de paie, planning),
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gestion de secteur plus tendue (commerce de détail, restauration, public, santé, industrie), où un poste non tenu crée un risque opérationnel immédiat.
Bénéfices d’une gestion rigoureuse : une procédure claire et applicable protège le salarié, sécurise l’employeur et réduit le coût caché (qualité de service, image entreprise, performance de chaque secteur).
3) Délai pour justifier son absence : la règle des 48 heures (et ses nuances)
Dans la pratique, de nombreuses conventions collectives ou contrats prévoient un délai de 48 heures pour transmettre un justificatif. En cas de maladie, l’arrêt de travail (papier ou dématérialisé) doit être envoyé sous 48 heures ; le salarié doit aussi prévenir l’employeur le plus tôt possible. Certaines organisations fixent un délai différent : vérifiez le code interne, la convention collective ou l’usage du secteur.
Justificatifs recevables : certificat médical, arrêt de travail, attestation d’enfant malade, congé exceptionnel prévu par le code du travail ou la convention collective.
Attention : hors maladie, un simple message tardif sans document ne justifie pas toujours l’absence. L’employeur peut considérer l’absence comme injustifiée et enclencher la procédure.
4) Comment réagir côté employeur ? La procédure pas à pas
Étape 1 : Vérifier, prévenir et garder une trace
Dès le premier jour, tentez un dialogue : appel, e‑mail, SMS. Restez factuel et bienveillant ; peut‑être qu’un motif légitime existe (accident, maladie, urgence familiale). Notez les heures d’appels, gardez les réponses et centralisez les informations dans la fiche du salarié (outil RH, DPAE, feuilles de présence, pointage).
Étape 2 : Mise en demeure
Sans réponse ou sans justificatif valable, adressez une mise en demeure (lettre recommandée ou remise en main propre contre décharge). Le courrier demande de justifier l’absence et de reprendre le poste dans un délai fixé. Mentionnez clairement les conséquences en cas d’absence de réponse : sanction disciplinaire, voire procédure de rupture (licenciement pour faute grave ou, en cas d’abandon de poste, présomption de démission après délai).
Astuce : utilisez un modèle de lettre de mise en demeure adapté à votre secteur et à votre convention collective (mentions obligatoires, durée/délai, rappel du poste, du lieu de travail, des dates et heures concernées).
Étape 3 : Entretien préalable et sanction
Si la mise en demeure reste sans effet et qu’il ne s’agit pas d’un abandon de poste ouvrant la voie à la présomption de démission, engagez une procédure disciplinaire. Convoquez le salarié à un entretien préalable (lettre recommandée ou remise contre décharge), respectez le délai légal entre la convocation et l’entretien et laissez‑lui la possibilité d’être assisté. La sanction doit être proportionnée : avertissement, mise à pied disciplinaire, mutation, rétrogradation (avec accord), ou licenciement si la faute est grave.
Étape 4 : Notification écrite et paie
La décision est notifiée par courrier motivé dans les délais légaux. La retenue sur salaire relative aux jours absents figure sur la fiche de paie (avec le nombre d’heures déduites). Évitez toute sanction pécuniaire déguisée (primes supprimées sans base, retrait arbitraire) : la loi l’interdit.
5) Absence injustifiée ≠ abandon de poste : ce qui change
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Absence injustifiée ponctuelle : vous pouvez sanctionner (avertissement, mise à pied, licenciement en cas de récidive ou faute grave).
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Abandon de poste (absence prolongée et volontairement non justifiée) : Depuis la loi du 21 décembre 2022 instaurant la présomption de démission, l’employeur qui constate un abandon de poste peut mettre en demeure le salarié de justifier son absence et de reprendre le travail. Le délai fixé dans la mise en demeure doit être d’au moins 15 jours calendaires. Faute de reprise du poste dans ce délai, l’absence prolongée peut être considérée comme une démission du salarié (présomption de démission). À noter : l’employeur conserve la possibilité, selon les circonstances, d’engager à la place une procédure disciplinaire classique conduisant à un licenciement pour faute grave.
Conséquences clés :
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Présomption de démission : pas d’ouverture des droits au chômage (sauf si le salarié fait valoir un motif légitime reconnu), les documents de fin de contrat sont remis comme en cas de démission.
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Licenciement pour faute grave : rupture immédiate du contrat (sans préavis ni indemnités de rupture) mais conservation du droit à l’allocation chômage, la cessation du contrat étant involontaire du côté du salarié.
Dans tous les secteurs (commerce, service, public, santé), documentez bien la procédure et les délais pour sécuriser la décision.
6) Droits du salarié et motifs légitimes
Un salarié conserve des droits : être informé des griefs, être entendu lors de l’entretien préalable, être assisté par un collègue ou un conseiller du salarié, contester une sanction devant le conseil de prud’hommes, invoquer un motif légitime (accident, maladie, sécurité, protection d’un enfant malade, lieu de travail dangereux, harcèlement, modification unilatérale du contrat).
Un motif légitime correctement justifié dans le délai stoppe la procédure et évite la présomption de démission. La charge de la justification pèse sur le salarié ; l’employeur doit, lui, respecter chaque étape et prouver ses informations et notifications.
Côté obligation contractuelle, le salarié doit se conformer aux horaires et règles définies dans le contrat et la convention. Mais en cas de rupture, le droit au chômage dépend du type de sortie : un licenciement pour absence injustifiée (après procédure régulière) ouvre droit à l’assurance chômage. En revanche, une présomption de démission n’y ouvre pas droit, sauf cause réelle et sérieuse reconnue par l’administration.
7) Bonnes pratiques pour éviter les absences injustifiées
Organisation et communication
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Rappeler, dès l’embauche, les règles (délai d’information, justificatifs, procédure) dans le contrat, le règlement intérieur et un mémo service.
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Mettre en place une procédure simple : qui prévenir, par quel canal, dans quel délai (ex. 48 heures), et quel document transmettre. Le salarié doit donc toujours prévenir l’employeur dans les délais impartis.
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Favoriser le dialogue et le respect des contraintes personnelles (enfant malade, aléas de secteur, poste en horaires décalés).
Culture managériale
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Former l’encadrement aux sanctions proportionnées et à la procédure.
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Prévoir des critères clairs (condition de décision) et un dernier avertissement avant rupture.
Cas particuliers
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Public : règles spécifiques (absence de service fait, circuits d’information différents).
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Secteurs à forte rotation : garder un modèle de courrier prêt, réagir dans les jours qui suivent l’absence, et si besoin envoyer une lettre recommandée avec accusé de réception pour formaliser.
Bref, pour éviter les absences injustifiées, l’employeur doit mettre en place une organisation claire, engager une procédure adaptée en cas de manquement, et encourager une communication constante avec ses équipes.
8) Exemples rapides
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Exemple 1 : un salarié ne vient pas 1 jour, n’envoie pas de justificatif dans les 48 heures. Mise en demeure, entretien préalable, avertissement (ou mise à pied courte), retenue sur salaire pour le jour absent.
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Exemple 2 : absences répétées dans un poste critique (secteur santé). Après rappels et entretien, licenciement pour faute grave envisagé.
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Exemple 3 : abandon de poste. Mise en demeure avec délai minimal ; faute de reprise, présomption de démission.
9) Synthèse (côté employeur et salarié)
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Une absence injustifiée se justifie dans un délai court (souvent 48 heures) ; à défaut, sanction possible.
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Côté paie : retenue pour les heures non travaillées, mention sur la fiche.
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Procédure : prévenir → mise en demeure → entretien → décision écrite.
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Abandon de poste : voie de la présomption de démission (ou licenciement selon circonstances).
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La clé : respecter les délais, documenter, garder le dialogue ouvert dans chaque secteur.
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