Gérer les besoins de shift : définir l'effectif attendu

Un besoin de shift fixe, pour une équipe, le nombre de collaborateurs que vous voulez voir planifiés chaque jour. Planeezy compare ensuite le planifié à cet objectif, jour par jour, dans l'en-tête de l'équipe.

À quoi ça sert

Un besoin de shift indique, pour une équipe, combien de collaborateurs vous voulez voir planifiés chaque jour, de « Lundi » à « Dimanche » (« Définissez combien de collaborateurs vous avez besoin sur un shift, un groupe de shifts ou un horaire précis, pour chaque jour de la semaine »). Dans le planning hebdomadaire, Planeezy compare le planifié à cet objectif dans l'en-tête de l'équipe, jour par jour : c'est la réponse à « ai-je assez de monde ? », sans entrer dans le détail des tâches.

Deux types de besoins

Les deux vérifications sont indépendantes et s'affichent en même temps : un même shift compte pour l'effectif de son équipe et ses activités comptent pour les besoins d'activités.

	Besoin de shift	Besoin d'activité
Où le créer	Fiche de l'équipe, onglet « Besoins » (ou « Personnaliser » → « Besoin de shift »)	« Activités » → « Besoins d'activités »
Porte sur	une équipe	un modèle d'activité, toutes équipes confondues
Ce qui est compté	des shifts de l'équipe, à une heure précise ou créés depuis des modèles	des activités de ce modèle placées dans les shifts
Précision	une quantité par jour	des tranches « Début » / « Fin » / « Quantité requise » sur les jours cochés
Où lire le résultat	en-tête de l'équipe (coche verte, « -2 », « +1 »)	ligne « Afficher les besoins d'activités » et vue Jour

Pas d'activités dans Planeezy, ou une équipe où chacun fait tout → besoin de shift uniquement. Postes distincts avec leurs propres horaires (« Bar », « Réception »…) → besoins d'activités, en général en plus d'un besoin de shift par équipe pour l'effectif global (voir « Gérer les besoins d'activités »). Les besoins se distinguent des contraintes (« Personnaliser » → « Règles »), qui sont des règles à respecter par collaborateur.

Comment faire

Créer un besoin de shift

Menu « Personnaliser » → « Besoin de shift » → « Créer un besoin » (ou fiche d'une équipe, onglet « Besoins » → « Créer un besoin d'équipe » ; ou « Personnaliser » → « Règles » → onglet « Besoins »).
Renseignez le « Libellé » (ex. « Service du soir ») et l'« Equipe ».
Choisissez « Comptabiliser par : »
- « Horaire » : « Sélectionnez l'heure à laquelle doit s'appliquer la vérification du besoin ». Planeezy compte les shifts de l'équipe en cours à cette heure (ex. 5 personnes à 12:30) — pour un pic d'affluence.
- « Modèles de shift » : « Sélectionnez le(s) modèle(s) de shift(s) à comptabiliser ». Planeezy compte, par jour, les shifts créés depuis ces modèles, additionnés (ex. 1 « Matin » + 1 « Soir » = objectif 2) — pour des postes standardisés.
Indiquez la quantité voulue de « Lundi » à « Dimanche » (boutons − / + ou clavier). Un jour vide n'est pas vérifié ; 0 signifie « personne attendu ».
« Enregistrer le besoin » : il est actif immédiatement.

Astuce

Un besoin ne mélange pas les deux modes : pour « 5 personnes à 12:30 » et « 1 Matin + 1 Soir », créez deux besoins.

Dans l'en-tête de l'équipe, l'écart entre planifié et besoin, jour par jour

Lire le résultat dans le planning

Dans l'en-tête de chaque équipe, pour chaque jour et chaque besoin actif : coche verte = objectif atteint ; chiffre rouge négatif (« -2 ») = il manque 2 collaborateurs ; chiffre vert positif (« +1 ») = un de plus que l'objectif ; « _ » grisé = aucune quantité définie ce jour-là. Le chevron à droite du nom de l'équipe déplie le bloc des besoins : une ligne par besoin avec, par jour, le résultat suivi de l'objectif entre crochets (« -1 [ 4 ] »). Le calcul est relancé après chaque modification de shift.

Adapter un besoin pour une seule semaine (exception)

Sur la semaine concernée, dépliez le bloc des besoins de l'équipe, cliquez sur le crayon du besoin, modifiez les quantités, puis cliquez sur la disquette.
À la question « Appliquer les modifications de besoin », choisissez « uniquement pour cette semaine » (« Pour tout le temps » modifie le besoin général).

Le besoin affiche alors l'icône « Ce besoin contient une exception propre à cette semaine, cliquez pour annuler l'exception » (confirmation « Êtes-vous certain de vouloir annuler cette exception ? ») ; une seule exception par besoin et par semaine, mise à jour à chaque nouvelle modification.

Modifier, ordonner, suspendre ou supprimer

Dans l'onglet « Besoins » de l'équipe, chaque ligne propose le crayon « modifier ce besoin », l'interrupteur « activé » / « désactivé » (désactivé, le besoin disparaît du planning, exceptions de semaine comprises, mais garde ses réglages), les flèches « Ordre » (ordre d'affichage dans le planning) et la corbeille « supprimer ce besoin » (« Êtes-vous certain de vouloir supprimer définitivement ce besoin ? »), définitive.

Bon à savoir / limites

Qui : les gestionnaires et les planners de l'équipe concernée ; les autres voient « Vous ne pouvez pas modifier ce besoin ».
Indicateurs seulement : vous restez libre d'enregistrer un shift et de publier le planning.
Pauses : en mode « Horaire », un collaborateur dont la pause (avec heure de début) couvre l'heure de vérification n'est pas compté. En mode « Modèles de shift », seuls les shifts créés depuis les modèles cochés comptent, quels que soient leurs horaires (les shifts « sur mesure » sont hors décompte) ; les pauses n'interviennent pas.
Une équipe à la fois : les shifts d'une autre équipe ne comptent pas, même à la même heure.
Toutes les semaines : un besoin vaut pour toutes les semaines, avec des exceptions pour les semaines particulières ; le résultat se lit dans le planning de la semaine affichée.

Attention

Désactiver un besoin général désactive aussi ses exceptions de semaine : elles ne s'affichent plus dans le planning, mais restent enregistrées et réapparaissent si vous réactivez le besoin. Supprimer un besoin général supprime aussi ses exceptions.

Essai gratuit 30 jours Nous contacter

Questions fréquentes sur ce sujet

Qu'est-ce qu'un besoin de shift et à quoi sert-il ?

Un besoin de shift indique, pour une équipe et pour chaque jour de la semaine (« Lundi » à « Dimanche »), combien de collaborateurs vous voulez voir planifiés. Comme l'indique l'aide du formulaire : « Définissez combien de collaborateurs vous avez besoin sur un shift, un groupe de shifts ou un horaire précis, pour chaque jour de la semaine ». Dans le planning hebdomadaire, chaque jour affiche pour l'équipe une coche verte (objectif atteint), un chiffre rouge (ex. « -2 » : il manque 2 personnes) ou un chiffre vert (ex. « +1 » : une de plus que prévu), suivi de l'objectif entre crochets.

Quels sont les deux modes de comptage d'un besoin de shift et comment choisir ?

Le champ « Comptabiliser par : » propose « Horaire » et « Modèles de shift ». « Horaire » : vous indiquez l'heure à laquelle « doit s'appliquer la vérification du besoin » ; Planeezy compte les shifts de l'équipe en cours à cette heure (un collaborateur en pause à cet instant n'est pas compté). « Modèles de shift » : vous cochez « le(s) modèle(s) de shift(s) à comptabiliser » ; Planeezy compte, pour chaque jour, les shifts créés à partir de ces modèles. Choisissez « Horaire » pour un pic d'activité (ex. 5 personnes à 12:30), « Modèles de shift » quand vos postes sont standardisés (ex. 1 « Matin » + 1 « Soir »).

Comment créer un besoin de shift ?

Menu « Personnaliser » → « Besoin de shift » → « Créer un besoin » (ou onglet « Besoins » d'une équipe → « Créer un besoin d'équipe »). Renseignez « Libellé », « Comptabiliser par : » (« Horaire » ou « Modèles de shift »), « Equipe », puis selon le mode l'heure de vérification ou les modèles de shift à comptabiliser, et la quantité voulue pour « Lundi » … « Dimanche » (laisser vide = pas de vérification ce jour-là). « Enregistrer le besoin » : il est actif immédiatement et vérifié dans le planning hebdomadaire.

Comment fonctionnent les exceptions de semaine pour un besoin de shift ?

Dans le planning hebdomadaire, dépliez le bloc des besoins de l'équipe (chevron dans l'en-tête de l'équipe), cliquez le crayon du besoin, modifiez les quantités des jours puis la disquette pour enregistrer : ces valeurs ne s'appliquent qu'à la semaine affichée, le besoin général reste inchangé pour les autres semaines. Le besoin porte alors une icône « Ce besoin contient une exception propre à cette semaine, cliquez pour annuler l'exception » (confirmation « Êtes-vous certain de vouloir annuler cette exception ? »). Les valeurs générales se modifient dans « Personnaliser » → « Besoin de shift ».

Comment lire les résultats des besoins de shift dans le planning ?

Dans l'en-tête de l'équipe, jour par jour : coche verte = objectif atteint ; chiffre rouge négatif (ex. « -2 ») = il manque 2 collaborateurs ; chiffre vert positif (ex. « +1 ») = un collaborateur de plus que l'objectif ; « _ » = aucune quantité définie ce jour-là. En dépliant le bloc des besoins, l'objectif s'affiche entre crochets (ex. « -1 [ 4 ] »). Le calcul est relancé après chaque création, modification ou suppression de shift ; ce sont des indicateurs, ils ne bloquent ni l'enregistrement ni la publication.

Qu'est-ce qu'un besoin d'activité et en quoi diffère-t-il d'un besoin de shift ?

Un besoin d'activité porte sur un modèle d'activité (ex. « Bar »), pas sur une équipe : il liste des tranches horaires (« Début », « Fin », « Quantité requise ») et les jours de la semaine concernés, tous équipes confondues. Le besoin de shift compte des collaborateurs planifiés dans une équipe ; le besoin d'activité compte les activités de ce modèle placées dans les shifts sur chaque tranche. Le premier répond à « ai-je assez de monde ? », le second à « ai-je assez de personnes sur cette tâche à cette heure ? ». Les deux se gèrent dans des menus différents : « Personnaliser » → « Besoin de shift » et « Activités » → « Besoins d'activités », et leurs résultats s'affichent séparément dans le planning (en-tête de l'équipe / ligne « Afficher les besoins d'activités »).

Quand utiliser les besoins de shift ?

Quand la question est le nombre de personnes présentes par équipe et par jour, sans détail de tâche : équipes polyvalentes, petites structures, ou lorsque vous n'utilisez pas les activités dans Planeezy. C'est le réglage le plus rapide : un libellé, une équipe, un mode de comptage et sept quantités. Les besoins de shift se créent depuis « Personnaliser » → « Besoin de shift » ou depuis l'onglet « Besoins » d'une équipe (« Créer un besoin d'équipe »).

Quand utiliser les besoins d'activités ?

Dès que vous placez des activités dans les shifts et que certaines tâches exigent un nombre précis de personnes à certaines heures : postes distincts (« Salle », « Bar », « Réception »), horaires qui varient selon la tâche, ou activités soumises à une compétence. Le besoin d'activité contrôle tranche par tranche que les activités du modèle sont bien planifiées, tous équipes confondues. Prérequis : avoir créé les modèles dans « Activités » → « Modèles & compétences » et activé l'interrupteur « Activités » du planning pour voir les résultats.

Peut-on combiner les deux systèmes et comment ?

Oui : les deux vérifications sont indépendantes et s'affichent en même temps dans le planning hebdomadaire (besoins de shift dans l'en-tête de chaque équipe, besoins d'activités dans la ligne du haut). Un même shift peut satisfaire l'un et l'autre : il compte pour l'effectif de son équipe et ses activités comptent pour les tranches des besoins d'activités. Approche courante : un besoin de shift par équipe pour l'effectif global, puis des besoins d'activités uniquement sur les tâches critiques.

Quel système choisir pour mon organisation ?

Vous n'utilisez pas les activités → besoin de shift uniquement. Équipe polyvalente où chacun fait tout → besoin de shift. Tâches distinctes avec des horaires propres ou des compétences (« Bar », « Réception », « Spa »…) → besoins d'activités, en général en plus d'un besoin de shift par équipe pour l'effectif global. Commencez simple : un besoin de shift par équipe, puis ajoutez des besoins d'activités sur les seules tâches critiques.

Comment suspendre un besoin sans le supprimer ?

Chaque besoin possède un interrupteur « activé » / « désactivé » : colonne d'état dans « Personnaliser » → « Besoin de shift » et colonne « Actif » dans « Activités » → « Besoins d'activités ». Désactivé, le besoin n'est plus vérifié dans le planning mais conserve ses réglages ; réactivez-le d'un clic. « Supprimer » est définitif (« Êtes-vous certain de vouloir supprimer définitivement ce besoin ? ») ; pour un besoin d'activité, ses exceptions de semaine sont supprimées avec lui.

Les besoins tiennent-ils compte des collaborateurs en pause ?

Pour un besoin de shift en mode « Horaire », oui : un collaborateur dont la pause couvre l'heure de vérification n'est pas compté comme présent. En mode « Modèles de shift », le comptage porte sur les shifts créés depuis les modèles, sans regarder les pauses. Pour un besoin d'activité, seules les activités placées sur la tranche comptent : une pause ne modifie rien.