Gérer les besoins d'activités

Un besoin d'activité fixe combien d'activités d'un même modèle (« Bar », « Caisse »…) doivent être planifiées sur une tranche horaire, toutes équipes confondues. Il répond à la question : ai-je assez de personnes sur cette tâche, à cette heure ?

À quoi ça sert

Un besoin d'activité indique combien d'activités d'un même modèle (« Bar », « Réception », « Caisse »…) doivent être planifiées sur une tranche horaire donnée, les jours de la semaine que vous choisissez. Il porte sur le modèle d'activité, toutes équipes confondues : toutes les activités de ce modèle comptent, quelle que soit l'équipe du collaborateur.

Là où le besoin de shift répond à « ai-je assez de monde dans l'équipe ? », le besoin d'activité répond à « ai-je assez de personnes sur cette tâche, à cette heure ? ». Les deux se complètent et se gèrent dans des menus différents : « Personnaliser » → « Besoin de shift » d'un côté, « Activités » → « Besoins d'activités » de l'autre.

Astuce

Prérequis : avoir créé vos modèles dans « Activités » → « Modèles & compétences », placer des activités dans les shifts, et activer l'interrupteur « Activités » du planning hebdomadaire pour voir les résultats.

Comment faire

Créer un besoin d'activité

Menu « Activités » → « Besoins d'activités » (page « Liste des besoins d'activités ») → « Créer un besoin ». Depuis le planning, le crayon « Gérer les besoin d'activités » (vue Semaine, ligne « Afficher les besoins d'activités » ; vue Jour, en haut de la colonne des besoins) ouvre la même fenêtre.
Dans « Création d'un besoin d'activité », « Choisissez un modèle d'activité auquel le besoin va s'appliquer » en cliquant sur son icône.
Cochez les jours concernés, de « Lundi » à « Dimanche » (tous cochés par défaut). Décochez par exemple « Dimanche » si l'activité n'existe pas ce jour-là.
« Listez vos besoins en personnel par tranche horaire » : chaque ligne comporte « Début », « Fin » et « Quantité requise ». « Ajouter une tranche horaire » crée une ligne, la corbeille la retire ; un graphique récapitule les tranches au fur et à mesure.
« Enregistrer ». Le besoin est actif immédiatement.

Exemple pour le modèle « Bar » : 11:00 – 14:00 → 1, 18:00 – 23:00 → 2, du mardi au samedi. Les mêmes tranches s'appliquent à tous les jours cochés ; si le samedi demande plus de monde, créez un second besoin sur le même modèle avec « Samedi » seul coché.

Lire le résultat dans le planning hebdomadaire

Activez l'interrupteur « Activités » en haut du planning.
Cliquez sur « Afficher les besoins d'activités » : une ligne apparaît au-dessus de la grille. Pour chaque jour, l'icône de chaque modèle concerné porte une coche verte (toutes les tranches couvertes) ou un point d'exclamation orange (au moins une tranche en écart).
Dépliez la ligne pour voir le détail tranche par tranche (« 11:00 - 14:00 ») : badge vert avec coche = couverte ; badge rouge « -X » = il manque X activités ; badge orange « +X » = X activités de plus que prévu.

Le résultat est recalculé après chaque ajout, déplacement ou suppression d'activité.

Lire le résultat dans la vue Jour

La vue Jour ajoute, à droite de la grille, une colonne par besoin d'activité applicable ce jour-là (icône du modèle en tête). Case par case, au fil de la journée : une coche verte si le nombre d'activités planifiées correspond à la « Quantité requise » de la tranche, un chiffre rouge (« -1 ») s'il en manque, un chiffre vert (« +1 ») s'il y en a trop. Au survol, l'info-bulle rappelle « objectif : X / planifiés : Y ». Les heures hors de toute tranche restent vides.

Adapter un besoin pour une seule semaine (exception)

Ouvrez le planning (vue Semaine ou vue Jour) sur la semaine concernée et cliquez sur le crayon « Gérer les besoin d'activités ».
Sous « Cliquez sur le besoin à modifier : », choisissez le besoin.
Modifiez les jours ou les tranches, cochez « Appliquer sur cette semaine uniquement », puis « Enregistrer ».

L'exception remplace intégralement le besoin général pour cette semaine (jours et tranches). Dans la fenêtre de gestion, elle est signalée par l'icône « Ce besoin contient une exception propre à cette semaine, cliquez pour annuler l'exception » ; cliquez dessus et confirmez « annuler cette exception » pour revenir au besoin général. Sans la case cochée, « Enregistrer » modifie le besoin général pour toutes les semaines.

Modifier, suspendre ou supprimer

Dans « Activités » → « Besoins d'activités », la liste montre pour chaque besoin le modèle, l'interrupteur « Actif », les tranches et les jours (« L M M J V S D » allumés) :

« Modifier » rouvre le formulaire ;
l'interrupteur « activé » / « désactivé » suspend le besoin sans le supprimer : il disparaît du planning, ses exceptions de semaine comprises, et revient d'un clic ;
« Supprimer » (« Êtes-vous certain de vouloir supprimer définitivement ce besoin ? ») efface le besoin et toutes ses exceptions de semaine.

Bon à savoir / limites

Ce qui est compté : uniquement les activités du modèle choisi, placées dans les shifts de la journée, toutes équipes confondues. Une activité compte pour une tranche si elle la couvre du début à la fin ; plusieurs activités qui se relaient (ex. 11:00 – 12:30 puis 12:30 – 14:00) peuvent couvrir ensemble une tranche 11:00 – 14:00.
« Quantité requise » à 0 : signifie « aucune activité de ce type sur cette tranche ». Toute activité présente est alors signalée en excès.
Récurrence : le besoin s'applique aux jours cochés, toutes les semaines ; pour les semaines particulières (alternance, saison…), utilisez les exceptions.
Compétences : elles se règlent sur le modèle d'activité et sur les collaborateurs (« Modèles & compétences ») ; le besoin, lui, compte les activités planifiées.
Indicateurs seulement : vous restez libre d'enregistrer et de publier le planning, une tranche en manque ou en excès servant de repère.

Attention

Évitez les tranches qui se chevauchent dans un même besoin (ex. 11:00 – 15:00 et 14:00 – 18:00) : une même activité peut être comptée dans les deux, et le résultat devient difficile à lire. Découpez plutôt en tranches qui se suivent.

Astuce

Les pauses des collaborateurs ne changent rien au comptage : seules les heures de début et de fin des activités comptent.

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Questions fréquentes sur ce sujet

Qu'est-ce qu'un besoin d'activité et en quoi diffère-t-il d'un besoin de shift ?

Un besoin d'activité porte sur un modèle d'activité (ex. « Bar »), pas sur une équipe : il liste des tranches horaires (« Début », « Fin », « Quantité requise ») et les jours de la semaine concernés, tous équipes confondues. Le besoin de shift compte des collaborateurs planifiés dans une équipe ; le besoin d'activité compte les activités de ce modèle placées dans les shifts sur chaque tranche. Le premier répond à « ai-je assez de monde ? », le second à « ai-je assez de personnes sur cette tâche à cette heure ? ». Les deux se gèrent dans des menus différents : « Personnaliser » → « Besoin de shift » et « Activités » → « Besoins d'activités », et leurs résultats s'affichent séparément dans le planning (en-tête de l'équipe / ligne « Afficher les besoins d'activités »).

Comment créer un besoin d'activité ?

Menu « Activités » → « Besoins d'activités » → « Créer un besoin ». Dans « Création d'un besoin d'activité » : « Choisissez un modèle d'activité auquel le besoin va s'appliquer », cochez les jours (« Lundi » … « Dimanche », tous cochés par défaut), puis « Listez vos besoins en personnel par tranche horaire » avec « Début », « Fin », « Quantité requise » ; « Ajouter une tranche horaire » ajoute une ligne (la corbeille la retire) et un graphique récapitule les tranches. « Enregistrer » : le besoin est actif immédiatement et vérifié dans le planning. Vous pouvez aussi le créer depuis le crayon « Gérer les besoin d'activités » des vues Semaine et Jour.

Comment fonctionnent les tranches horaires d'un besoin d'activité ?

Chaque ligne = « Début » + « Fin » + « Quantité requise » ; elle s'applique à tous les jours cochés du besoin (ex. 11:00-14:00 : 2, 18:00-22:00 : 3). Évitez les tranches qui se chevauchent : une même activité peut alors être comptée dans plusieurs tranches. Planeezy compte les activités du même modèle couvrant la tranche : la tranche est « couverte » si le nombre est égal à la quantité, en manque (badge rouge « -X ») s'il est inférieur, en excès (badge orange « +X ») s'il est supérieur. Une « Quantité requise » de 0 signifie « aucune activité de ce type sur cette tranche » : toute activité présente est alors signalée en excès.

Comment gérer les jours d'application et les exceptions d'un besoin d'activité ?

Les jours se choisissent par cases « Lundi » à « Dimanche » dans le besoin (colonne « Jours » de la liste : L M M J V S D allumés) ; il n'existe pas de récurrence « semaines paires/impaires ». Pour une semaine particulière, ouvrez le planning de cette semaine, cliquez le crayon « Gérer les besoin d'activités », choisissez le besoin (« Cliquez sur le besoin à modifier : »), modifiez jours ou tranches et cochez « Appliquer sur cette semaine uniquement » avant « Enregistrer ». L'exception remplace le besoin général pour cette semaine seulement ; elle est marquée « Exception » dans la liste et se supprime avec le bouton « annuler cette exception ».

Comment vérifier que les besoins d'activités sont respectés dans le planning ?

Dans le planning hebdomadaire, interrupteur « Activités » activé, cliquez « Afficher les besoins d'activités » : chaque jour montre l'icône de chaque modèle avec une coche verte (toutes les tranches couvertes) ou un point d'exclamation orange. Le détail liste chaque tranche (« 11:00 - 14:00 ») avec une coche verte, un badge rouge « -X » (manque) ou orange « +X » (excès). La même vérification existe en vue Jour.

Comment suspendre un besoin sans le supprimer ?

Chaque besoin possède un interrupteur « activé » / « désactivé » : colonne d'état dans « Personnaliser » → « Besoin de shift » et colonne « Actif » dans « Activités » → « Besoins d'activités ». Désactivé, le besoin n'est plus vérifié dans le planning mais conserve ses réglages ; réactivez-le d'un clic. « Supprimer » est définitif (« Êtes-vous certain de vouloir supprimer définitivement ce besoin ? ») ; pour un besoin d'activité, ses exceptions de semaine sont supprimées avec lui.

Les besoins tiennent-ils compte des collaborateurs en pause ?

Pour un besoin de shift en mode « Horaire », oui : un collaborateur dont la pause couvre l'heure de vérification n'est pas compté comme présent. En mode « Modèles de shift », le comptage porte sur les shifts créés depuis les modèles, sans regarder les pauses. Pour un besoin d'activité, seules les activités placées sur la tranche comptent : une pause ne modifie rien.

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