Créer et gérer les activités

Les activités permettent de détailler précisément ce qu'un collaborateur fait à l'intérieur d'un shift. Un même shift peut ainsi être découpé en plusieurs tâches planifiées, avec leurs horaires, leur libellé, leur couleur, leur icône, leurs notes et, si besoin, un lieu.

Exemple : un shift de 09h00 à 18h00 peut contenir plusieurs activités comme « Ouverture », « Prise de rendez-vous », « Réassort » ou « Caisse ».

Créer et gérer les activités

1. Qu'est-ce qu'une activité ?

Dans Planeezy, une activité correspond à une tâche précise effectuée pendant une partie d'un shift.

À bien distinguer :

Équipe : groupe de collaborateurs dans lequel les shifts sont créés ;
Shift : plage horaire globale de travail d'un collaborateur ;
Activité : tâche réalisée à l'intérieur du shift, avec sa propre heure de début et de fin. Un shift peut contenir zéro, une ou plusieurs activités.

Les activités servent à structurer le travail plus finement dans le planning, à mieux répartir les tâches, à suivre les besoins opérationnels et à donner plus de visibilité aux équipes.

À noter : les modèles d'activités sont communs à toutes les équipes de l'organisation. Ils se modifient ou se suppriment à tout moment (voir l'article Activités modèles).

2. Exemples d'activités

Quelques exemples fréquents selon les secteurs :

Restauration : service, plonge, préparation, bar, caisse ;
Hôtellerie : réception, ménage, petit-déjeuner, bagagerie ;
Commerce : vente, caisse, réassort, vitrine, SAV ;
Services : accueil, intervention, rendez-vous client, logistique ;
Santé : soins, administratif, accueil, urgences.

3. Activer l'affichage des activités dans le planning

Depuis le planning hebdomadaire, activez l'interrupteur « Activités » en haut à gauche de la grille. Une fois cet interrupteur activé, chaque shift affiche ses activités et un bouton + en bas de sa case pour en ajouter une.

Astuce

Ce réglage est propre à votre compte utilisateur : il est mémorisé d'une session à l'autre et n'affecte pas les autres planners. Il s'applique aux vues Semaine et Jour, ainsi qu'à l'export PDF du planning (activités incluses lorsqu'il est activé).

Activer l'affichage des activités dans le planning

Activez l'interrupteur « Activités » dans le planning hebdomadaire pour faire apparaître le bouton « + » en bas des shifts et ajouter une activité.

4. Créer une activité dans un shift

Pour créer une activité depuis le planning :

activez l'affichage des activités ;
cliquez sur le + en bas du shift concerné (ou ouvrez le menu ⋮ du shift → « Gérer les activités » ; en vue Jour, ouvrez le shift puis « + ajouter une activité ») ;
le panneau latéral « Ajouter une activité : » s'ouvre à droite ;
choisissez un « Modèle : » existant (champ « Rechercher un modèle... ») ou « Sans modèle » pour saisir une activité libre ;
renseignez les informations utiles, puis cliquez sur « Enregistrer ».

Depuis ce panneau latéral, vous pouvez :

choisir un modèle d'activité : son libellé, sa couleur, son icône et ses notes sont pré-remplis, et l'heure de fin est calculée à partir de l'heure de début et de la durée du modèle ;
ou renseigner une activité libre avec son libellé, son heure de début (« de », par défaut le début du shift), son heure de fin (« à »), sa « Couleur », son « Icone », des notes et un « Lieu » si le module Lieux est actif et que vous avez créé des lieux ;
enregistrer l'activité telle quelle, ponctuelle ;
ou, pour une activité saisie « Sans modèle », cocher « Ajouter aux modèles » pour en faire un modèle réutilisable (la case n'apparaît pas lorsqu'un modèle est sélectionné).

Astuce

L'heure de fin doit être postérieure à l'heure de début. Les activités s'ajoutent une par une ; pour aller plus vite ensuite, dupliquez l'activité vers d'autres shifts par glisser-déposer (voir ci-dessous).

Depuis le panneau latéral, créez une activité en sélectionnant un modèle existant ou en renseignant son libellé, ses horaires, sa couleur, son icône, ses notes et, si besoin, un lieu.

5. Déplacer, dupliquer, échanger, modifier et supprimer une activité

Une fois créée dans le planning, une activité se gère directement depuis le shift.

Vous pouvez notamment :

déplacer une activité dans un autre shift : faites-la glisser ; les autres shifts affichent deux zones de dépôt, déposez-la sur « Deplacer » ;
dupliquer une activité pour gagner du temps : même geste, déposez-la sur « Dupliquer » ;
échanger deux activités : déposez l'activité directement sur une autre activité ;
modifier une activité existante (crayon à droite de l'activité, panneau « Modifier l'activité : ») pour ajuster ses horaires, son libellé, sa note, sa couleur, son icône ou son lieu, sans toucher au modèle d'origine ;
supprimer une activité : icône corbeille dans le récapitulatif du shift affiché sous le panneau latéral ;
en vue Jour, ajuster l'heure de début ou de fin directement avec les poignées de l'activité.

Attention

Si les horaires d'une activité débordent du shift (par exemple après avoir modifié le shift), ses heures passent en rouge avec l'info-bulle « L'horaire de l'activité déborde du shift ». Ajustez ses heures avec le crayon de l'activité.

Déplacer, dupliquer et modifier une activité

Une activité créée dans le planning peut ensuite être déplacée, dupliquée, échangée ou modifiée directement depuis le shift.

6. Créer un modèle d'activité réutilisable

Les modèles d'activités permettent de gagner du temps sur les tâches récurrentes (voir l'article Activités modèles).

Vous pouvez en créer de deux façons :

depuis le menu Activités → Modèles & compétences ;
ou directement depuis le panneau latéral de création d'activité, en cochant « Ajouter aux modèles » (activité saisie « Sans modèle »).

Depuis Activités → Modèles & compétences, cliquez sur « Créer un modèle d'activité », puis renseignez :

le « Libellé : » ;
la « Durée en minutes : » ;
la « Couleur : » ;
l'« icone : » ;
des « Notes : » si besoin ;
et éventuellement la case « Ce modèle nécessite d'avoir la compétence ».

À noter : au niveau du modèle, vous définissez une durée en minutes, pas des horaires : les heures se fixent au moment de l'ajout dans le shift. Le lieu, lui, s'ajoute sur l'activité créée dans le planning.

Dans « Activités → Modèles & compétences », vous pouvez gérer vos modèles d'activités et activer l'option de compétence sur ceux qui le nécessitent.

Lors de la création d'un modèle d'activité, renseignez son libellé, sa durée, sa couleur, son icône, ses notes et, si besoin, l'exigence de compétence.

7. Gérer les compétences sur les activités

La gestion des compétences liées aux activités se fait depuis Activités → Modèles & compétences (détails dans l'article Gérer les compétences et qualifications).

Sur un modèle d'activité, cochez « Ce modèle nécessite d'avoir la compétence ». À l'enregistrement, la compétence est attribuée à tous les collaborateurs ; ajustez ensuite la liste avec le crayon de la colonne « Collaborateurs avec la compétence » (« Cochez-décochez les collaborateurs pour leur attribuer la compétence »), ou depuis la fiche de chaque collaborateur, bloc « Compétences ».

Dans le planning, rien ne bloque l'affectation : lorsqu'une activité nécessitant une compétence est placée sur un collaborateur qui ne la possède pas, son libellé s'affiche en rouge avec l'info-bulle « Le collaborateur n'a pas la compétence … » ; en vue Jour, une icône d'alerte apparaît sur les collaborateurs concernés pendant un glisser-déposer.

Cette gestion se fait donc au niveau des modèles d'activités, puis le signalement s'applique dans le planning.

8. Ajouter des besoins d'activités

Les besoins d'activités permettent de définir le nombre de personnes nécessaires sur une activité à certaines tranches horaires et certains jours de la semaine (détails dans l'article Gérer les besoins d'activités).

Exemple : « 2 personnes sur Réassort de 09h00 à 10h00, puis 1 personne de 10h00 à 11h00 ».

Pour créer un besoin d'activité :

allez dans Activités → Besoins d'activités ;
cliquez sur « Créer un besoin » ;
sélectionnez le modèle d'activité concerné (« Choisissez un modèle d'activité auquel le besoin va s'appliquer ») ;
cochez les jours (« Lundi » … « Dimanche », tous cochés par défaut) ;
ajoutez une ou plusieurs tranches horaires avec « Ajouter une tranche horaire » (« Début », « Fin ») ;
renseignez la « Quantité requise » pour chaque tranche ;
puis cliquez sur « Enregistrer ».

Depuis « Activités → Besoins d'activités », créez un besoin pour définir le nombre de personnes attendues sur une activité selon les jours et horaires souhaités.

Sélectionnez le modèle d'activité concerné, choisissez les jours, ajoutez les tranches horaires nécessaires et indiquez le nombre de personnes requis pour chaque créneau.

9. Lire les besoins d'activités dans le planning

Une fois les besoins créés, et l'interrupteur « Activités » activé, une ligne « Afficher les besoins d'activités » apparaît au-dessus de la grille du planning hebdomadaire ; cliquez dessus pour la déplier.

Cette zone permet de visualiser rapidement si les besoins sont couverts ou non, jour par jour et modèle par modèle :

coche verte : toutes les tranches du modèle sont couvertes ;
point d'exclamation orange : au moins une tranche n'est pas exactement couverte ; le détail liste chaque tranche avec une coche verte, un badge rouge « -X » (il manque X personnes) ou un badge orange « +X » (X personnes de plus que le besoin).

Ce contrôle visuel est utile pour ajuster le planning au plus juste selon les tâches à couvrir. Le crayon en bout de ligne (« Gérer les besoin d'activités ») permet de modifier un besoin sans quitter le planning. La même vérification existe en vue Jour.

Lire les besoins d'activités dans le planning

Dans la ligne des besoins d'activités du planning, visualisez immédiatement les besoins couverts, manquants ou dépassés selon les affectations réalisées.

10. Créer et gérer les lieux

Pour rattacher un lieu à une activité, il faut d'abord créer ce lieu dans Activités → Lieux. Ce menu est disponible lorsque le module Lieux est actif (il l'est par défaut ; son activation est réalisée par Planeezy).

Depuis cet écran, vous pouvez :

créer un nouveau lieu (« Créer un lieu ») ;
modifier un lieu existant (« Modifier ») ;
supprimer un lieu (« Supprimer », confirmation « Êtes-vous certain de vouloir supprimer définitivement ce lieu ? ») : les activités qui l'utilisaient sont conservées, simplement sans lieu ;
ouvrir directement ses coordonnées dans Google Maps (lien affiché lorsque l'adresse a été reconnue).

Un lieu se rattache à une activité : c'est là qu'il est utile au collaborateur, qui le retrouve dans sa journée détaillée.

Dans « Activités → Lieux », retrouvez la liste des lieux enregistrés, avec la possibilité de les créer, modifier, supprimer ou ouvrir directement dans Google Maps.

11. Créer un lieu

Lors de la création d'un lieu, vous renseignez un « Libellé : » libre selon votre organisation : nom du client, du magasin, du siège, de la conciergerie, d'un site d'intervention, etc.

Il suffit ensuite de saisir l'« Adresse : » : la saisie est semi-automatique (Google Places) et Planeezy complète le « Code postal : », la « Ville : » et les coordonnées.

Une fois l'adresse reconnue, il ne reste plus qu'à cliquer sur « Enregistrer ».

Lors de la création d'un lieu, saisissez un libellé et une adresse : les informations sont complétées automatiquement avant l'enregistrement.

12. Associer un lieu à une activité

Une fois le lieu créé, retournez dans le planning, ouvrez l'activité concernée ou créez-en une nouvelle, puis sélectionnez le lieu enregistré dans le champ « Lieu » (« Aucun lieu » par défaut).

L'icône de localisation affichée à droite du champ (« Ouvrir le lieu dans Google Maps ») permet d'ouvrir directement Google Maps.

Depuis l'activité dans le planning, sélectionnez un lieu enregistré pour l'associer à la tâche ; l'icône de localisation permet ensuite d'ouvrir Google Maps.

13. Côté collaborateur

Une fois le planning publié, le collaborateur voit dans son espace la journée détaillée avec le shift et les activités prévues (icône, libellé, heures).

Lorsqu'un lieu a été renseigné sur une activité, le collaborateur peut cliquer sur « Ouvrir Google Maps » pour voir le lieu directement dans Google Maps.

Côté collaborateur, la journée détaillée affiche le shift, les activités prévues et, lorsqu'un lieu est renseigné, un accès direct à Google Maps.

14. Notes et informations utiles

Vous pouvez ajouter des notes sur une activité pour transmettre des consignes opérationnelles ou des informations terrain. Une activité qui porte une note est reconnaissable dans le planning à son icône de crayon différente.

Exemples :

Client : Restaurant XYZ – accès par l'entrée arrière ;
Réassort vitrine avant 11h00 ;
Prévoir badge, tablette et tenue spécifique ;
Consigne particulière à respecter sur site.

15. Bonnes pratiques

À faire :

créer des modèles d'activités pour les tâches récurrentes ;
utiliser des couleurs et des icônes distinctes pour améliorer la lisibilité ;
utiliser la duplication, le déplacement et l'échange pour gagner du temps ;
utiliser les besoins d'activités pour mieux ajuster vos effectifs ;
renseigner un lieu lorsque l'information est utile sur le terrain.

À éviter :

des activités trop génériques ;
des couleurs trop proches les unes des autres ;
trop d'activités dans un même shift si cela nuit à la lecture ;
des modèles mal nommés ou peu explicites ;
oublier d'indiquer un lieu quand le collaborateur doit se déplacer.

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Questions fréquentes sur ce sujet

Peut-on retirer un modèle d'activité sans perdre les activités déjà planifiées ?

Il n'existe pas de case « Active » sur un modèle d'activité : seul « Supprimer » est proposé dans « Activités » → « Modèles & compétences ». La suppression conserve les activités déjà placées dans les plannings (elles gardent leur libellé, leur couleur et leur durée mais ne sont plus reliées au modèle), mais elle supprime définitivement les besoins d'activités basés sur ce modèle et la compétence associée. Pour « mettre de côté » un modèle sans le supprimer, renommez-le (ex. préfixe « zz ») : il restera en fin de liste.

Où voir le temps planifié par activité, par collaborateur ou par équipe ?

Menu « Analyser » → « Statistiques » : dans « Comptabiliser », choisissez « Activités », puis « Détails par » « Collaborateur », « Équipe » ou « Modèle » et la « Granularité » (« Jour », « Semaine », « Mois », « Trimestre ») ; un filtre « Modèles d'activités » permet de ne garder que certains modèles. Le tableau donne les heures d'activités planifiées ; « Exporter Excel » télécharge le résultat. Il n'y a ni coût ni graphique circulaire.

Peut-on rattacher un shift ou une activité à un lieu ?

Pas un shift, mais une activité : oui. Lorsque le module « Lieux » est actif (menu « Activités » → « Lieux », « Créer un lieu » avec adresse en saisie semi-automatique), le formulaire « Ajouter une activité » propose un champ « Lieu » (« Aucun lieu » par défaut) et un bouton pour ouvrir le lieu dans Google Maps. Il n'existe ni badge de lieu sur les shifts ni filtre par lieu dans les vues Jour/Semaine. L'activation du module est réalisée par Planeezy (il est actif par défaut sur les nouvelles organisations).

Comment indiquer qu'une activité exige une compétence ?

Dans « Activités » → « Modèles & compétences », modifiez le modèle et cochez « Ce modèle nécessite d'avoir la compétence » ; la colonne « compétence » de la liste affiche alors « activé » et peut être basculée d'un clic. La case et l'interrupteur suivent la même règle : la toute première activation attribue la compétence à tous les collaborateurs ; modifier, désactiver puis réactiver le modèle ne change plus la liste. Seuls les collaborateurs cochés dans « Collaborateurs avec la compétence » sont considérés comme aptes. Planeezy ne filtre pas les collaborateurs proposés : l'activité peut être placée sur n'importe quel shift, mais elle est signalée en rouge si le collaborateur n'a pas la compétence (voir Q28).

Que se passe-t-il si j'assigne une activité à un collaborateur sans la compétence requise ?

L'activité est créée quand même : rien ne bloque. Dans le planning, elle apparaît avec son libellé en rouge et l'info-bulle « Le collaborateur n'a pas la compétence … » ; en vue Jour, pendant un glisser-déposer, une icône d'alerte s'affiche sur les collaborateurs qui ne l'ont pas. Il n'existe ni rapport de non-conformité ni option de blocage.

Les activités incluses dans un modèle peuvent-elles être modifiées après création du shift ?

Un modèle de shift ne contient pas d'activités, mais des tâches et des pauses, copiées dans le shift à sa création. Les activités se gèrent ensuite shift par shift (« Gérer les activités ») et restent librement modifiables, sans effet sur le modèle.

Puis-je modifier les horaires d'une activité après l'avoir ajoutée depuis un modèle ?

Oui. Une fois posée dans le shift, l'activité est indépendante : vous pouvez changer ses heures, son libellé, son lieu ou ses notes, la déplacer ou la supprimer, sans modifier le modèle d'origine.

Si je modifie une activité modèle, les activités déjà planifiées sont-elles modifiées ?

Non. Une activité ajoutée à un shift depuis un modèle est une copie : modifier ensuite le modèle (« Activités » > « Modèles & compétences ») ne change ni le libellé, ni les horaires, ni la couleur des activités déjà posées. Seules les prochaines utilisations du modèle en tiennent compte.

Comment créer un besoin d'activité ?

Menu « Activités » → « Besoins d'activités » → « Créer un besoin ». Dans « Création d'un besoin d'activité » : « Choisissez un modèle d'activité auquel le besoin va s'appliquer », cochez les jours (« Lundi » … « Dimanche », tous cochés par défaut), puis « Listez vos besoins en personnel par tranche horaire » avec « Début », « Fin », « Quantité requise » ; « Ajouter une tranche horaire » ajoute une ligne (la corbeille la retire) et un graphique récapitule les tranches. « Enregistrer » : le besoin est actif immédiatement et vérifié dans le planning. Vous pouvez aussi le créer depuis le crayon « Gérer les besoin d'activités » des vues Semaine et Jour.

Quand utiliser les besoins d'activités ?

Dès que vous placez des activités dans les shifts et que certaines tâches exigent un nombre précis de personnes à certaines heures : postes distincts (« Salle », « Bar », « Réception »), horaires qui varient selon la tâche, ou activités soumises à une compétence. Le besoin d'activité contrôle tranche par tranche que les activités du modèle sont bien planifiées, tous équipes confondues. Prérequis : avoir créé les modèles dans « Activités » → « Modèles & compétences » et activé l'interrupteur « Activités » du planning pour voir les résultats.

Comment ajouter une activité sur un shift ?

Dans le planning hebdomadaire, activez l'interrupteur « Activités » (en haut à gauche de la grille) : chaque shift affiche alors un bouton « + » en bas de case ; en vue Jour, ouvrez le shift et cliquez « + ajouter une activité ». Le panneau « Ajouter une activité : » propose un « Modèle : » (ou « Sans modèle » avec un libellé libre), les heures de début et de fin, la couleur, l'icône, des notes, éventuellement un « Lieu », puis « Enregistrer ». La case « Ajouter aux modèles » transforme une activité saisie librement en modèle réutilisable.

Comment déplacer, dupliquer ou échanger une activité entre deux shifts ?

Glissez l'activité depuis sa case : sur les autres shifts apparaissent deux zones de dépôt, « Deplacer » et « Dupliquer ». Déposez-la directement sur une autre activité pour échanger les deux. En vue Jour, les poignées en haut et en bas de l'activité permettent aussi d'ajuster son heure de début ou de fin (voir Q324). Si l'activité déborde des horaires du shift, ses heures passent en rouge avec l'info-bulle « L'horaire de l'activité déborde du shift » : raccourcissez-la, modifiez le shift, ou, en vue Jour, cliquez sur la baguette magique du shift pour étendre ses horaires à ses activités.

Les activités apparaissent-elles pour les collaborateurs et dans l'export PDF ?

Oui. Une fois le planning publié, le collaborateur voit les activités (icône, libellé, heures) à l'intérieur de son shift dans son espace. Côté planner, l'export PDF du planning hebdomadaire (« Exporter ») inclut les activités lorsque l'interrupteur « Activités » est activé ; désactivé, le PDF n'affiche que les shifts et leurs pauses.

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