Rapports de paie : générer, comprendre, exporter

Menu « Analyser » → « Rapport de paie » → « Créer un rapport ». Renseignez le « Libéllé du rapport (pour le retrouver plus facilement) », la « Date de début » et la « Date de fin » de la période de travail (par exemple du 1er au 31), puis cochez les collaborateurs à inclure (« Tout sélectionner » ou filtre « filtrer par mot-clé ») et cliquez « Créer le rapport ». Le tableau s'affiche immédiatement, une ligne par collaborateur ; vous pouvez ensuite « Exporter en csv » ou « Exporter en Excel », ajouter un « Commentaire » ou « Modifier le rapport ».

Deux boutons sur le rapport : « Exporter en csv » (séparateur point-virgule, heures en décimales, ex. 7,5 ; s'ouvre dans Excel ou s'importe dans un logiciel de paie) et « Exporter en Excel » (fichier .xlsx mis en forme, heures affichées en h:mm, avec le titre et la période). Le fichier porte le libellé du rapport. Il n'y a pas d'export PDF : pour un document imprimable, exportez en Excel puis imprimez ou enregistrez en PDF depuis Excel.

1) Construisez le planning dans « Planning » (shifts, repos, formations). 2) Publiez-le pour que les collaborateurs le voient dans leur espace. 3) Chaque semaine, complétez « Heures Réalisées » : pointage manuel (« Pointer la journée », « Pointer toute la semaine ») ou automatique via la badgeuse, absences avec « N'est pas venu », indemnités repas. 4) En fin de mois, « Analyser » → « Rapport de paie » → « Créer un rapport » sur la période, contrôlez le tableau, traitez éventuellement la compensation RCR, puis « Exporter en csv » / « Exporter en Excel » pour votre gestionnaire de paie. Seule l'étape 3 alimente le rapport.

Tous les utilisateurs de l'application (niveau « Gestionaire » comme niveau « Planner » dans « Mon organisation ») voient le menu « Analyser » → « Rapport de paie » et peuvent créer, modifier, exporter ou supprimer un rapport sur n'importe quel collaborateur de l'organisation : il n'y a pas de restriction par équipe ni d'export limité. Les collaborateurs (espace collaborateur) n'ont accès ni aux rapports ni à « Heures Réalisées » ; ils voient seulement leur planning, leurs demandes et, avec la badgeuse, leurs pointages.

Automatiquement : toute journée marquée « Absent » dans « Heures Réalisées » ou couverte par une demande acceptée dans « Demandes » est comptée dans le rapport en jours (pas en heures), sous la colonne « Jours d'absence » puis une colonne par motif (« Congés payés », « Maladie »… selon vos types d'absence). Les samedis/dimanches sont exclus selon le réglage « Type jours » (ouvrés / ouvrables) des « Règles ». Aucune heure d'absence ne s'ajoute aux « Heures travaillées » et il n'y a pas de notion de « justifiée », de carence ni de solde de congés dans le rapport : il transmet le motif et le nombre de jours, la valorisation est faite par votre gestionnaire de paie selon la convention collective (dans l'export Excel, seuls les motifs utilisés apparaissent). Les journées de « Repos » et de « Formation » prévues au planning ne sont pas des absences (la formation compte en temps travaillé).

Exemple : Sophie, 35 h par semaine, a travaillé 17 jours de 7 h et pris 3 jours de congés payés en novembre. Sa ligne du rapport indique « Heures contractuelles » 35h, « Heures travaillées » 119 (temps pointé), « Heures normales » calculées semaine par semaine (les jours de congé y comptent pour la « Durée comptabilisée pour une journée d'absence » des « Règles », ce qui évite de créer de fausses heures complémentaires), « Jours d'absence » 3 et « Congés payés » 3. Les 3 jours ne sont pas ajoutés aux heures travaillées : c'est la paie qui les valorise.

Dans « Heures Réalisées », cliquez sur la journée (« Pointer la journée »), activez « N'est pas venu », choisissez le « Type d'absence » (Maladie, Congés payés…), cochez si vous le souhaitez « créer la demande de congés » pour qu'une demande acceptée soit créée en même temps, puis « Pointer ». La journée passe en « Absent » (horaires prévus barrés, motif affiché, 0 h de travail) et sera comptée en 1 jour dans la colonne du motif choisi sur le « Rapport de paie ». Une absence déjà acceptée dans « Demandes » apparaît d'elle-même sur la semaine : il suffit de la confirmer avec « Pointer ». Il n'y a pas de pièce jointe ni de statut justifié / non justifié.

Une seule ligne par collaborateur. Dans le bloc « Les absences » du fichier, la colonne « Jours d'absence » donne le total, suivie d'une colonne par motif utilisé sur la période (par exemple « Congés payés », « Maladie ») avec le nombre de jours (« - » si aucun). Dans l'export « csv », tous les motifs de votre organisation sont présents, avec 0 si inutilisés. Pour retrouver les dates précises des absences, consultez « Heures Réalisées » ou « Demandes ».

Une ligne par collaborateur avec, dans l'ordre : « Prénom », « Nom », « Matricule », « Heures contractuelles », « Heures travaillées », « Heures normales », « Heures compl. x% » (et, si un 2e cran est réglé, une 2e colonne), une colonne « Heures supp. x% » par tranche des « Règles », « Heures de nuit Maj. x% » par taux, « Heures jours fériés » (« Heures Fériées » dans Excel), « Heures dimanche », les absences (« Jours d'absence » puis un motif par colonne), « Indem. repas » et « Notes ». Si le repos compensateur (RCR) est activé, chaque colonne d'heures sup ou complémentaires est doublée par « À payer x% » et « À compenser x% », plus une colonne « RCR heures compensées ».

« Analyser » → « Statistiques » analyse les heures planifiées : choisissez « Comptabiliser » (« Shifts » ou « Activités »), « Détails par » (« Collaborateur », « Équipe », « Modèle »), la « Granularité » (« Jour » à « Année ») et les filtres (« Période », « Équipes », « Collaborateurs », « Modèles de shifts », « Types de shifts »). Les résultats s'affichent en tableau ou en graphiques (« Évolution », « Heatmap - Charge de travail », « Répartition ») et le bouton « Exporter Excel » télécharge le tableau. Vous pouvez enregistrer vos filtres avec « Sauvegarder le préréglage actuel » (« Nom du préréglage »), les recharger via « Charger un préréglage » et en « Définir comme préréglage par défaut » ; les préréglages sont propres à votre compte.