Créer et configurer une équipe

Les équipes permettent de structurer votre organisation par service, département, site, activité ou tout autre découpage métier : une équipe regroupe des collaborateurs qui se planifient ensemble. Chaque équipe a son propre planning et son propre espace de configuration avec :

À quoi ça sert

une liste de collaborateurs (avec un ordre d'affichage personnalisable),
des modèles de shifts propres à l'équipe,
des besoins pour dimensionner le planning,
des contraintes pour encadrer certaines règles de planification,
et, si besoin, un ou plusieurs planners affectés à l'équipe.

La fiche d'équipe elle-même ne contient que deux réglages : un Nom de l'équipe et une Couleur. Il n'y a aucune limite au nombre d'équipes. Au moins une équipe est nécessaire pour pouvoir créer des collaborateurs.

Astuce

Un même collaborateur peut appartenir à plusieurs équipes simultanément (polyvalence, renforts). Collaborateurs, planners, multi-équipes et suppression d'une équipe sont décrits dans « Gérer les membres d'une équipe ».

Comment faire

Créer une équipe (gestionnaires uniquement)

Attention

La création d'une équipe est réservée aux gestionnaires de l'organisation : le bouton Créer une équipe n'apparaît pas pour les planners. Les planners peuvent ensuite modifier les équipes qui leur sont attribuées.

Depuis le menu principal, ouvrez Gérer les équipes, puis cliquez sur Equipes.
Cliquez sur Créer une équipe.
Renseignez le formulaire :

Champ	Description	Obligatoire
Nom de l'équipe	Libellé de l'équipe (ex. « Cuisine », « Accueil & Réception », « Site Paris »)	✅ Oui
Couleur	Couleur d'équipe choisie dans la liste déroulante, parmi une palette fixe de 8 teintes (Bleu, Bleu turquoise, Violet, Indigo, Bleu nuit, Bleu canard, Vert, Or)	✅ Oui

Cliquez sur Enregistrer. La fiche de la nouvelle équipe s'ouvre, prête à recevoir ses collaborateurs et ses planners ; l'équipe apparaît en fin de liste des équipes.

Astuce

Astuce

Pensez à donner tout de suite un planner à chaque équipe si vous souhaitez déléguer sa gestion : bouton Ajouter un planner sur la fiche de l'équipe, ou depuis Mon organisation (bloc Planners, réservé aux gestionnaires). Un gestionnaire, lui, a déjà les droits sur toutes les équipes.

Ouvrir la fiche d'une équipe

Depuis la liste des équipes, cliquez sur le nom de l'équipe. Sa fiche regroupe les onglets de configuration Collaborateurs / Shifts / Besoins / Contraintes ; les planners de l'équipe sont listés dans l'en-tête (« Planners : »).

Consulter l'onglet Collaborateurs d'une équipe

Modifier le nom ou la couleur

Sur la fiche de l'équipe, cliquez Modifier (ou le crayon modifier l'équipe à côté du nom).
Changez le Nom de l'équipe ou la Couleur, puis Enregistrer. La nouvelle couleur s'applique immédiatement partout.

Choisir l'ordre des équipes et des collaborateurs

Dans la liste Equipes, la colonne ordre affiche deux flèches pour chaque équipe : elles la font monter ou descendre d'un rang (gestionnaires uniquement). Cet ordre est repris partout où les équipes sont listées, notamment dans le planning. Il n'y a pas de glisser-déposer.

Le même principe s'applique aux collaborateurs à l'intérieur d'une équipe : flèches de la colonne Ordre de l'onglet Collaborateurs. L'ordre est pris en compte dans l'affichage du planning de l'équipe.

Configurer les modèles de shifts de l'équipe

Les modèles de shifts sont propres à chaque équipe : pour proposer le même horaire dans deux équipes, créez le modèle dans chacune. Ils permettent de créer plus vite les shifts récurrents et de standardiser l'organisation du travail.

Dans l'équipe, ouvrez l'onglet Shifts.
Cliquez sur Créer un modèle de shift.
Renseignez les informations du modèle : Type de shift, Libellé, Couleur, Heure de début / Heure de fin (ou Temps de travail effectif pour un shift qui n'est pas de type Horaire), pauses et Notes sur le modèle si besoin.
Cliquez sur Enregistrer.

Ensuite, vous pouvez :

Activer / désactiver un modèle avec l'interrupteur de sa ligne (un modèle désactivé n'est plus proposé dans le planning mais reste en bibliothèque)
Réordonner les modèles avec les flèches de la colonne Ordre
Consulter ses Notes dans la colonne dédiée

Les modèles se créent aussi depuis le menu Modèles de Shifts.

Définir les besoins de l'équipe (optionnel)

Les besoins permettent d'indiquer le nombre minimum de personnes nécessaires sur un ou plusieurs modèles de shift, jour par jour, afin de dimensionner le planning.

Dans l'équipe, ouvrez l'onglet Besoins.
Cliquez sur Ajouter un besoin.
Renseignez un Libellé pour le besoin.
Sélectionnez le ou les modèles de shift à comptabiliser.
Définissez le nombre minimum requis pour chaque jour de la semaine (Lundi à Dimanche) avec les boutons + et -.
Cliquez sur Enregistrer le besoin.

Astuce

Les besoins servent à comparer le planning prévu avec le niveau de couverture attendu. Lorsqu'un besoin n'est pas couvert, une alerte visuelle apparaît dans le planning.

Ajouter des contraintes de l'équipe (optionnel)

Les contraintes permettent d'encadrer des règles de planification propres à l'équipe (par exemple un nombre maximum de shifts d'un modèle donné par semaine). Les règles générales (repos quotidien, amplitude, durée hebdomadaire…) se règlent, elles, au niveau de l'organisation dans Personnaliser → Règles.

Dans l'équipe, ouvrez l'onglet Contraintes.
Cliquez sur Ajouter une contrainte.
Renseignez un Libellé et les informations générales de la contrainte.
Définissez si elle s'applique à l'ensemble de l'équipe ou à une sélection de collaborateurs.
Sélectionnez le ou les modèles de shift concernés, puis l'Opérateur et le Nombre de la règle à appliquer.
Cliquez sur Enregistrer.

Consulter l'onglet Contraintes d'une équipe

Renseigner la désignation d'une contrainte

Définir les collaborateurs concernés par une contrainte

Astuce

Lorsqu'une contrainte n'est pas respectée dans le planning hebdomadaire, Planeezy affiche une alerte avec le détail de la règle concernée.

Visualiser une contrainte non respectée dans le planning

Bon à savoir

Qui peut agir : créer, ordonner et supprimer une équipe est réservé aux gestionnaires de l'organisation. Modifier une équipe (nom, couleur, collaborateurs, planners) est ouvert aux gestionnaires et aux planners de cette équipe. Un planner qui n'est pas rattaché à l'équipe voit les boutons grisés avec le message « Seuls les planners de cette equipe et les gestionaires peuvent modifier cette équipe ».
La couleur se choisit uniquement dans la palette fixe de 8 teintes ; pas de code couleur libre. Elle colore le nom de l'équipe dans les listes, la fiche collaborateur et l'en-tête de la fiche d'équipe, ainsi que l'étiquette d'équipe des shifts dans le planning journalier. La couleur d'un shift lui-même vient de son modèle de shift, pas de l'équipe.
Accès rapide à la fiche : presque partout où le nom d'une équipe est affiché (plannings Hebdomadaire et Mensuel, badges de la colonne Equipes, listes Modèles de Shifts, Besoins, Contraintes, bloc Planners de Mon organisation), c'est un lien qui ouvre sa fiche. Seule la vue Journalier affiche le nom sans lien.
Bonnes pratiques : noms explicites et couleurs différentes entre équipes ; modèles de shifts créés dès la mise en place ; besoins si vous pilotez un effectif minimum par jour ; contraintes pour sécuriser les règles ; ne pas ignorer les alertes du planning ; pas trop d'équipes dans une petite structure.
Supprimer une équipe (gestionnaires uniquement) efface tous ses shifts, passés et futurs, ses modèles, ses besoins et ses contraintes, sans restauration possible : voir « Gérer les membres d'une équipe ».

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Questions fréquentes sur ce sujet

Combien d'équipes puis-je créer ?

Il n'y a aucune limite au nombre d'équipes. Seul un Gestionnaire peut créer une équipe (bouton « Créer une équipe » dans « Gérer les équipes » > « Equipes ») ; les Planners peuvent ensuite modifier celles qui leur sont attribuées. Créez une équipe par groupe que vous planifiez séparément : chaque équipe a son planning, ses propres modèles de shifts, ses besoins et ses contraintes.

Puis-je changer la couleur d'une équipe après création ?

Oui. Ouvrez la fiche de l'équipe, cliquez sur « Modifier » et choisissez une autre couleur dans la palette proposée (8 couleurs fixes, non personnalisables). La nouvelle couleur s'applique immédiatement partout où l'équipe apparaît. Accessible aux Planners de l'équipe et aux Gestionnaires.

Un collaborateur peut-il appartenir à plusieurs équipes ?

Oui. Cochez plusieurs équipes dans le champ « Equipes * » de sa fiche, ou ajoutez-le depuis chaque fiche équipe via « Modifier la liste des collaborateurs ». Il apparaît alors sur une ligne dans chaque planning d'équipe ; le total hebdomadaire affiché tient compte de toutes ses équipes et la vérification des horaires (repos, amplitude) est faite tous plannings confondus.

Les shifts modèles sont-ils partagés entre équipes ?

Non. Chaque modèle de shift appartient à une seule équipe (champ « Equipe » du modèle) et n'est proposé que dans l'onglet « Standard » de cette équipe. Pour le même horaire dans deux équipes, créez le modèle dans chacune (« Modèles de Shifts » > « Créer un modèle », ou case « Ajouter aux modèles de shifts » lors de la création d'un shift).

Les contraintes s'appliquent-elles par équipe ou globalement ?

Les deux niveaux existent. Les « Réglages de l'application » (repos quotidien minimal, durée maximale de travail, amplitude, heures de nuit…) sont définis pour toute l'organisation et vérifiés pour chaque collaborateur toutes équipes confondues. Les « Contraintes à respecter » (nombre de shifts d'un modèle par semaine) se créent par équipe, pour toute l'équipe ou pour certains collaborateurs.

Combien d'équipes puis-je créer ?

Il n'y a aucune limite au nombre d'équipes. Seul un gestionnaire voit le bouton « Créer une équipe » (menu « Gérer les équipes » → « Equipes ») : il saisit le « Nom de l'équipe » et choisit une « Couleur », puis « Enregistrer ». Au moins une équipe est nécessaire pour pouvoir créer des collaborateurs.

Un collaborateur peut-il être dans plusieurs équipes ?

Oui, sans limite : le champ « Equipes * » de sa fiche accepte plusieurs équipes, et chaque fiche d'équipe permet de l'ajouter via « Modifier la liste des collaborateurs ». Il apparaît alors sur une ligne dans chacun de ces plannings ; sa fiche regroupe ses shifts de toutes les équipes. Côté Espace Collaborateur, il voit le planning de chacune de ses équipes dès qu'il est publié.

Puis-je personnaliser l'ordre d'affichage des équipes ?

Oui, si vous êtes gestionnaire : dans la liste « Equipes », la colonne « ordre » affiche pour chaque équipe deux flèches qui la font monter ou descendre d'un rang. Il n'y a pas de glisser-déposer. Cet ordre est repris partout où les équipes sont listées, notamment dans le planning. Le même principe (flèches de la colonne « Ordre ») s'applique aux collaborateurs à l'intérieur d'une équipe.

À quoi servent les couleurs d'équipe ?

La « Couleur » se choisit parmi une palette fixe de 8 teintes (Bleu, Bleu turquoise, Violet, Indigo, Bleu nuit, Bleu canard, Vert, Or) lors de la création ou de la modification de l'équipe. Elle colore le nom de l'équipe partout (listes, fiche collaborateur, en-tête de la fiche équipe) et, dans le planning journalier, l'étiquette d'équipe portée par les shifts. La couleur d'un shift lui-même vient de son modèle de shift, pas de l'équipe.

Où créer des shifts modèles pour mon équipe ?

Menu « Modèles de Shifts » → « Créer un modèle de shift » : choisissez l'« Equipe », le « Type de shift », le « Libellé », « Heure de début » / « Heure de fin », la pause, la « Couleur » et des « Notes sur le modèle ». Vous pouvez aussi le faire depuis la fiche de l'équipe, onglet « Shifts », ou cocher « Ajouter aux modèles de shifts » en créant un shift « Sur mesure ». Un modèle appartient à une seule équipe.

Que se passe-t-il si je supprime une équipe ?

La suppression (réservée aux Gestionnaires, fiche équipe) est définitive : tous les shifts de l'équipe, ses semaines publiées, ses modèles de shifts, ses besoins et ses contraintes sont supprimés. Les fiches collaborateurs et les comptes Planners sont conservés, simplement détachés de l'équipe.

Qui peut modifier une équipe ?

Les gestionnaires et les planners de l'équipe : ils voient le crayon « modifier l'équipe », « Ajouter un planner », « Modifier la liste des collaborateurs » et l'icône « retirer de cette équipe ». Un planner qui n'est pas rattaché à l'équipe voit ces boutons grisés avec le message « Seuls les planners de cette equipe et les gestionaires peuvent modifier cette équipe ». Créer, ordonner et supprimer une équipe restent réservés aux gestionnaires.

Comment accéder rapidement à la fiche d'une équipe ?

Presque partout où le nom d'une équipe est affiché, il s'agit d'un lien (au survol : « Voir le détail de l'équipe ») qui ouvre directement sa fiche : bandeau de l'équipe dans les plannings « Hebdomadaire » et « Mensuel », badges colorés de la colonne « Equipes » dans la « Liste des collaborateurs » et en haut d'une fiche collaborateur, listes « Modèles de Shifts », « Besoins » et « Contraintes » (ces deux dernières ouvrent directement l'onglet correspondant de la fiche), bloc « Planners » de « Mon organisation ». Inutile donc de repasser par « Gérer les équipes » → « Equipes » ; seule la vue « Journalier » affiche le nom de l'équipe sans lien.

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